Behöver vi berätta om att vi kopplar på Trobar Monitor?

En av våra kunder frågade oss följande:

”Så fantastiskt med detta verktyg! En fråga som dök upp här hos oss bara – behöver vi meddela de berörda, eller be om tillåtelse, att registrera dem här?”

I detta fall gällde det samtliga volontärarbetare på plats i en frivilligorganisation.

Intresseavvägning som legal grund

För att nyttja Trobars tjänster ansvarar ni som företag själva för er legala grund för personuppgiftsbehandlingen i enlighet med GDPR. Ni kan luta er mot intresseavvägning som legal grund, det vill säga att ert behov av att göra löpande kontroller på en viss typ av roll eller liknande väger tyngre och därmed inte kräver ett uttryckligt godkännande från individen. Där har ni som företag säkerligen redan interna policys och etiska riktlinjer att luta er mot.

Vår rekommendation – transparens

Vi på Trobar rekommenderar dock att ni tar en diskussion internt om huruvida ni vill vara helt transparanta med individerna, vilket vi starkt rekommenderar.

Kanske har ni idag bakgrundskontroller på plats som rutin vid anställning av nya medarbetare, och då kan det förslagsvis vara lämpligt att i samband med att ni informerar om att detta kommer att genomföras även informera att det dessutom kommer att ske en löpande uppföljning av nya eventuella juridiska ärenden och tydliggöra varför.

En annan rekommendation är att komma ihåg att vara tydlig med att detta sker i enlighet med ert företags övergripande riktlinjer och tydliggöra att rutinen stärker ert företag eller organisation. Det kan vara skönt att ha den transparensen på plats om det skulle dyka upp något via Trobar Monitor som eventuellt kräver en åtgärd.

Har ni några vidare frågor om just detta?